Informations relatives à la Politique de Protection des Données Personnelles (01/05/2018) 

Nous accordons la plus grande importance à la confidentialité de vos informations. La présente Politique de Protection des Données Personnelles explique quelles sont les données que nous collectons à votre sujet et la manière dont nous les utilisons, ainsi que les droits dont vous disposez et la façon dont vous pouvez les exercer.  Nous nous engageons à mettre en œuvre tous les moyens adéquats pour préserver la confidentialité et l’intégrité de vos données à caractère personnel1.

1.Qui sommes-nous ?

Bureau de courtage Paul Hauffels SARL est une société de courtage, inscrite au RCS de Luxembourg sous le numéro B77.070. Elle est agréée en tant que courtier auprès du Commissariat aux Assurances de Luxembourg sous le numéro 2015CM004 et figure dans le « Registre des sociétés de courtage agréées au Grand-Duché de Luxembourg » disponible sur le site du Commissariat aux Assurances à l’adresse suivante :

http://www.caa.lu/fr/operateurs/intermediaires/societe-de-courtage

Le Bureau de courtage Paul Hauffels SARL est autorisé à opérer à Luxembourg et en Europe sous le régime de la libre prestation de services.

Le Bureau de courtage Paul Hauffels SARL collecte vos données personnelles pour son propre compte, en tant que responsable du traitement.

Vous pouvez nous joindre via les coordonnées suivantes Courrier : 3, rue des Foyers L- 1537 Luxembourg

Tél. : +352 25 33 55-1

E-mail : dpo[at]hauffels.lu

Une donnée personnelle est toute information à propos d’une personne physique identifiée ou identifiable (par exemple le nom d’une personne, sa photo, son numéro de téléphone, un numéro de contrat, un mot de passe, etc.).

Le responsable du traitement, au sens de la réglementation européenne en matière de protection de la vie privée, est la personne qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles.

Vous pouvez adresser toute demande d’information complémentaire ou toute requête relative à vos données personnelles en utilisant les coordonnées ci-dessus

2. Quelles sont les données personnelles que nous collectons ?

Seules les données personnelles strictement nécessaires pour la réalisation des finalités évoquées ci-après seront traitées.  Dans le cadre de nos activités, et en fonction de votre situation particulière et dans le cadre de vos assurances vies et/ou de capitalisation, nous sommes susceptibles de traiter les données suivantes :

  • Données d’identification (nom, prénom, sexe, date de naissance, nationalité…) ;
  • Données de contact (adresse email, numéro de portable et/ou de téléphone, adresse postale…) ;
  • État civil ;
  • Les données financières et informations patrimoniales (liste des avoirs mobiliers, immobiliers, etc)
  • Les données liées à la profession (fonctions exercées)
  • Composition du ménage (par exemple : état civil, nombre d’enfants, etc.) ;
  • Et toute autre information que vous nous fourniriez spontanément.

Nous pouvons également être amenés à traiter certaines données sensibles, bénéficiant d’une protection particulière, telles que :

  • Votre numéro d’identification fiscale

Nous traitons ces données avec un soin tout particulier.

Nous sommes également susceptibles d’utiliser les données obtenues de sources externes, notamment dans les cas suivants : Les données obtenues par le partenaire financier (banque, gestionnaire financier, family office) qui contacte le Bureau de courtage Paul Hauffels SARL en vue d’une collaboration à propos de votre dossier et ce en toute transparence avec vous ;

La mise à jour de données (par exemple concernant la composition de votre famille, votre adresse, votre pièce d’identité venue à expiration, …)

Dans certains cas, nous sommes amenés à utiliser des données personnelles relatives à d’autres personnes que vous, et par exemple :

  • vos ascendants, vos enfants, votre partenaire, le(s) bénéficiaire(s) de votre assurance-vie ;
  • vos employés, vos représentants légaux/statutaires, vos actionnaires/associés ;

Si vous nous communiquez de telles données, vous vous engagez à en informer les personnes concernées

3. Comment utilisons-nous vos données personnelles ?

3.1  À quelles fins et sur la base de quel fondement juridique utilisons-nous les données personnelles ?

Nous utiliserons tout d’abord vos informations personnelles pour exécuter nos obligations contractuelles envers vous, et ce notamment afin de :

  • vous fournir les services attendus dans le cadre de notre rôle d’intermédiaire en assurances, tels que :
  • déterminer vos exigences et vos besoins (et dans le cadre de produit d’investissement basés sur l’assurance, votre profil complet d’investisseur) ;
  • vous fournir des conseils ;
  • vous soumettre la documentation relative aux produits pour lesquels vous avez sollicité notre assistance ;
  • vous assister dans la conclusion d’un contrat d’assurance (travail préparatoire et souscription à proprement parler) ;
  • vous assister dans la gestion et l’exécution des contrats d’assurance (rachat, versement complémentaire, arbitrages, liquidation)
  • sauvegarder vos préférences, si et comment nous pouvons vous contacter pour vous soumettre des informations, ou des propositions ;

Nous pourrons également être amenés à utiliser vos données personnelles en vue de respecter nos obligations légales, notamment en matière de :

  • prévention du blanchiment et du financement du terrorisme ;
  • distribution d’assurances ;
  • nos obligations comptables fiscales ;

Sur la base de notre intérêt légitime, nous pourrons traiter vos informations afin de :

  • gérer notre clientèle et disposer d’une vision globale des clients (par exemple en établissant des statistiques de nos clients afin de savoir qui ils sont et de mieux les connaître) ;
  • prévenir les abus, fraudes et infractions ;
  • protéger les biens de l’entreprise ;
  • assurer la sécurité des biens et des personnes, ainsi que des réseaux et systèmes informatiques de l’entreprise;
  • contrôler la régularité des opérations ;
  • constater, exercer, défendre et préserver les droits de l’entreprise ou des personnes qu’elle représente éventuellement, par exemple lors de litiges ;
  • constituer des preuves ;
3.2 Utilisons-nous vos données personnelles pour prendre des décisions automatisées ?

Nous n’utilisons pas vos données à des fins de profilage ou en vue de prendre des décisions automatisées. Si nous décidons à l’avenir de le faire, nous vous en informerons préalablement et vous exposerons la logique sous-jacente à une telle prise de décision ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement

4. Pourquoi est-il nécessaire de nous fournir vos données personnelles ?

Si vous refusez de nous fournir les données demandées dans le cadre de certains services (tels que par exemple l’assistance à la conclusion d’un contrat d’assurance ou en cas de déclaration de sinistre), nous pourrions nous trouver dans l’impossibilité de remplir notre rôle d’intermédiaire ou de donner suite à vos demandes.

5. Qui a accès à vos données personnelles et à qui sont-elles transférées ?

Afin de protéger votre vie privée, les personnes qui sont autorisées à accéder à vos données sont déterminées avec précision en fonction de leurs tâches.

En aucun cas nous ne vendrons vos données à caractère personnel à des tiers.  En vue de la réalisation des finalités détaillées ci-avant (cf. point 3.1), nous sommes toutefois amenés à communiquer certaines informations à des tiers :

  • à des compagnies d’assurance dont vous souhaitez recevoir une proposition ou avec lesquelles vous souhaitez conclure un contrat ;
  • en vue de la bonne exécution de nos missions d’intermédiaire, vos données pourront être transmises à et/ou traitées par nos sous-traitants informatiques ;
  • afin de respecter nos obligations légales, vos données pourront être transmises aux autorités et à notre régulateur ;
  • en cas de contentieux, vos données pourront être transmises à nos avocats et utilisées pour défendre notre cause en justice ;

Nous ne transférerons pas vos données personnelles en dehors de l’Espace Économique Européen (« EEE »).]

6. Combien de temps vos données personnelles seront-elles conservées ?

Nous conserverons vos données aussi longtemps que :

  • nécessaire pour la réalisation des finalités détaillées ci-avant, ou que ;
  • une obligation légale impose une telle conservation (par exemple, la conservation des documents comptables)
  • les délais de prescription applicables ne seront pas écoulés, en vue de nous assurer que nous disposons des informations nécessaires pour nous protéger de toute action judiciaire.

7. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

En tant que personne concernée, vous disposez de différents droits.  Vous trouverez ci-dessous une brève description de ces droits et de la manière dont vous pouvez les mettre en œuvre.

Droit à l’information – Vous pouvez nous adresser toute question concernant l’enregistrement et le traitement de vos données.

Droit d’accès – Vous pouvez, à tout moment obtenir la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont traitées ou non et, le cas échéant, l’accès auxdites données ainsi qu’une copie gratuite de celles-ci.

Droit à la rectification – Vous pouvez, à tout moment, en nous adressant une demande écrite, obtenir la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui seraient inexactes.  Vous pouvez, de la même façon, solliciter que les données incomplètes soient complétées.

Droit à l’effacement – Vous pouvez, à tout moment, en nous adressant une demande écrite, obtenir l’effacement de vos données personnelles, à condition que l’un des motifs suivants s’applique :

  • les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées ;
  • vous avez retiré votre consentement sur lequel était fondé le traitement ;
  • vous vous opposez au traitement et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour celui-ci ;
  • les données ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
  • les données doivent être effacées pour respecter une obligation légale.

 

Droit à la limitation du traitement – Lorsque la limitation du traitement est octroyée, les données à caractère personnel ne peuvent plus être traitées qu’avec le consentement de la personne concernée, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs importants d’intérêt public.

Vous pouvez solliciter la limitation du traitement pour une des raisons suivantes :

  • vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel ;
  • en cas de traitement illicite ;
  • nous n’avons plus besoin de vos données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
  • vous vous êtes opposé au traitement (le traitement sera limité durant la période nécessaire à la vérification de l’existence de motifs légitimes dans notre chef qui prévaudraient sur les vôtres).

 

Droit d’opposition – Vous avez le droit de vous opposer, à tout moment et en nous envoyant une demande écrite, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de

vos données à caractère personnel fondé sur l’exécution d’une mission d’intérêt public ou nécessaire aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons.

Nous ne traiterons plus ces données à caractère personnel, à moins qu’il ne soit démontré qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Lorsque vos données à caractère personnel sont traitées à des fins de prospection, vous avez le droit de vous opposer à tout moment à ce traitement.

Droit à la portabilité – Vous avez le droit, en nous envoyant une demande écrite, de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que nous n’y fassions obstacle, lorsque:

  • le traitement est fondé sur votre consentement ou sur un contrat ; et que
  • le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.

 

Droit de retrait du consentement – Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer celui-ci à tout moment en nous envoyant une demande écrite.  Le retrait de votre consentement ne portera pas atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

Droit d’introduire une réclamation – Nous fournissons nos meilleurs efforts pour veiller au respect de nos obligations légalesen matière de protection des données et pour donner suite le plus rapidement possibilité à toute réclamation qui nous serait adressée à cet égard.  Dans l’hypothèse où vous ne seriez pas satisfait de la réponse reçue, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données.

CNPD Commission Nationale pour la Protection des Données 1, avenue du Rock’n’Roll

L-4361 Esch-sur-Alzette

Tél. : (+352) 26 10 60 -1

 

Bureau de courtage